BTL-кухня: кто организует промо-акции

Механизм работы агентства по подбору промо-персонала
Количество просмотров 316
Количество просмотров

  • Чем занимается account-manager?
  • Кто такие координаторы?
  • Какие категории персонала задействуют на промо-акциях?

Давайте представим, что вы решили организовать промо-акцию и разберемся, как BTL-агентство функционирует изнутри.

Структура агентства может различаться, но, как правило, состоит из менеджеров по работе с клиентами, координаторов и промо-персонала. Понимание структуры работы агентства поможет вам легко ориентироваться на проекте, заранее зная к кому обратиться по конкретному вопросу.

Менеджер по работе с клиентами (account-manager)

Если Вы решите позвонить в BTL-агентство, первый человек с которым вы свяжетесь, будет account manager – именно он принимает входящие звонки и обрабатывает поступающие заявки.

Во время первого телефонного разговора, account-manager уточнит механику промо-акции, количество необходимого промо-персонала и общий объем работ. После того как вы определитесь с этими пунктами, вас также расспросят об особых пожеланиях и специфических требованиях к персоналу: возможно, на ваш проект требуются только девушки со светлым цветом волос или парни со знанием испанского языка – все эти критерии будут учтены и включены в техническое задание. 

Точное составление технического задания также входит в обязанности account manager’а и служит руководством к действию для координаторов проекта. Как правило, в нем описывается целевая аудитория акции, ее механика и место проведения, обозначается общее количество промоутеров и требования к ним. Помимо прочего, к ключевым пунктам ТЗ относятся сценарий акции, речевки для промо-персонала и описание POS-материалов. 

На протяжении всего проекта, менеджер по работе с клиентами выступает в роли руководителя: он контролирует работу координаторов, решает проблемные вопросы и принимает ключевые решения. Также account manager полностью занимается документооборотом промо-акции, начиная с формирования коммерческого предложения и детализированного расчета стоимости проекта до предоставления итогового отчета.

Account manager помогает координаторам проводить крупные кастинги и тренинги, а также занимается бронированием и букингом рабочей площадки. Зачастую в его обязанности входит закупка необходимого оборудования и инвентаря, заказ производства промо-материалов и пошива промо-формы. 

Account-manager уточняет специфические требования к промо-персоналу и включает их в техническое задание проекта

Account-manager уточняет специфические требования к промо-персоналу и включает их в техническое задание проекта

Координатор (project-manager)

Project-manager, в свою очередь, занимается непосредственно технической частью реализации проекта. После получения ТЗ от account-manager’a, координатор отправляет заявку HR-менеджеру на поиск промо-персонала или занимается подбором самостоятельно. 

В первую очередь на проектах задействуют уже проверенных промоутеров, которые ранее работали от агентства и зарекомендовали себя как ответственные и компетентные сотрудники. Если таких нет или персонала не хватает кандидаты приглашаются на кастинг и проходят тщательный отбор. Проведением тренингов и кастингов также занимаются координаторы проекта: небольшие кастинги проводятся координаторами самостоятельно, а более крупные – совместно с менеджером и заказчиком.

На протяжении всего проекта project-manager’ы координируют и контролируют работу промоутеров на площадке. Для того чтобы точно определить действительно ли промоутер находится в данный момент на точке, координаторы запрашивают селфи с места работы или геометку, которую промоутер может легко определить и отправить с помощью службы геолокации или сервисов 2ГИС, Яндекс Карты, Google Карты и т.д.

Ежедневно координаторы также обзванивают персонал, задействованный на проекте, и проверяют его готовность к работе. Project-manager в первую очередь несет ответственность за качество работы персонала и в случае невыхода промоутера по каким-либо причинам, координатор должен в кратчайшие сроки найти подходящую замену.

По окончании проекта, координаторы возвращают заказчику инвентарь, дополнительное оборудование и оставшиеся расходные материалы, а также подготавливают фото- и видео-отчет.  

Для дистанционного определения местонахождения персонала на площадке project-manager запрашивает у промоутеров фотографию с рабочего места или геометку

Для дистанционного определения местонахождения персонала на площадке project-manager запрашивает у промоутеров фотографию с рабочего места или геометку

Промо-персонал

Промо-персонал на проекте играет ключевую роль и в зависимости от механики акции может выполнять различные функции, начиная от раздачи листовок и заканчивая детальной консультацией по линейке новой продукции. К категориям промо-персонала относятся дегустаторы, промоутеры на раздачу листовок,  модели, промо-модели, тайные покупатели, хелперы, аниматоры, промоутеры-консультанты и супервайзеры. 

Параметры подбора промо-персонала зависят, в первую очередь, от механики акции и сложности ее проведения. Так для аниматоров одним из ключевых критериев отбора станет артистичность и коммуникабельность, а для промо-моделей на выставку – презентабельная внешность.

Часовая ставка каждой категории промо-персонала зависит от его внешних данных, профессиональных и личностных качеств, опыта работы, механики акции и периода ее проведения. Например, с  конца августа и до конца декабря стоимость услуг промо-персонала значительно увеличивается из-за того, что промоутерами чаще всего работают школьники и студенты, у которых начинается учебный год и которые вряд ли будут готовы пожертвовать учебой ради низкооплачиваемой работы. 

Промо-персонал может выполнять различные функции в зависимости от механики акции

Промо-персонал может выполнять различные функции в зависимости от механики акции

Слаженная работа BTL-агентства возможна лишь при условии грамотной расстановки сил и разделения обязанностей на проекте. Однако для достижения максимального эффекта недостаточно только усилий исполнителя. Аналитика, прямое руководство и качественная обратная связь со стороны заказчика значительно увеличивает эффективность проекта и максимально способствует достижению желаемых результатов. 

Подписаться на рассылку полезных статей от Creon

Обсудить статью можно в и

Комментарии ()

    Что бы оставить комментарий, пожалуйста, авторизуйтесь:

    VkontakteYandex

    Подпишись на нашу рассылку и получай полезные советы

    Подпишись на нашу рассылку и получай полезные советы X