Как организовать деловое мероприятие

Несколько советов от event-специалистов
Количество просмотров 1003
Количество просмотров

  • Зачем проводят деловые мероприятия?
  • Для чего и как реализуют различные виды деловых мероприятий?
  • Как организовать семинары, выставки, форумы и пр.?

Подробнее о том, какие бывают деловые мероприятия и как их организовать – в нашей новой статье.

Зачем проводят деловые мероприятия?

Деловые мероприятия – профессиональные мероприятия различного формата, направленные на достижение бизнес-целей компании. К ним относятся конференции, семинары, круглые столы, форумы, выставки и пр.

Их проводят для обмена профессиональным опытом, обучения сотрудников, трансляции ценностей компании формирования делового имиджа компании и привлечения новых партнеров по бизнесу. Место проведения мероприятий зависит от их концепции и формата: как правило, площадками служат выставочные и коференц-залы, гостиницы, пансионаты и пр.

Деловые мероприятия направлены на достижение бизнес-целей компании

Деловые мероприятия направлены на достижение бизнес-целей компании

Деловые мероприятия и их особенности

Всего существует 8 ключевых видов деловых мероприятий. К ним относятся конференции, семинары, дилерские мероприятия, бизнес-форумы, круглые столы, профессиональные и отраслевые выставки, деловые приемы и тренинги. Каждый из видов имеет свои цели, особенности и специфику проведения.

  • Конференция

Бизнес-конференции – это собрание представителей различных компаний для обмена опытом и профессиональными знаниями. Конференции проводятся для привлечения новых партнеров по бизнесу и клиентов, а также для обсуждения и предложения стратегий для решения ключевых проблем, связанных с развитием отрасли.

.В последнее время популярность набирают аудио- и видеоконференции, которые позволяют значительно сократить бюджет на проведение мероприятия. Организуя конференцию, немаловажно уделить внимание разработке программы и подбору профессиональных спикеров

  • Дилерские мероприятия

Деловые мероприятия для дилеров – это собрание представителей различных организаций или деятелей в определенной области. Их проводят для обмена полезной профессиональной информацией, анализа потребностей и возможностей рынка, налаживания деловых коммуникаций, расширения клиентской базы или презентации нового продукта или бренда.

Дилерские мероприятия могут проходить в разных форматах: масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, и пр. Организация дилерских мероприятий — это создание атмосферы, способствующей как деловому, так и свободному общению между участниками. Для этого подобные мероприятия проводят в неформальной обстановке с официальной частью программы в первой половине дня (презентации, круглые столы, доклады) и развлекательными мероприятиями во второй. Из-за сложности в организации, подготовка деловых мероприятий для дилеров, как правило, занимает от 1 до нескольких месяцев. 

Конференции - один из самых популярных видов деловых мероприятий

Конференции - один из самых популярных видов деловых мероприятий

  • Бизнес-семинары

Бизнес-семинар – это интерактивное деловое мероприятие. Его главная задача — взаимное обучение участников. Участники семинара представляют свои доклады и тематические сообщения по актуальным вопросам бизнеса, проводят дискуссии и обмениваются собственным опытом.

По целям и формату проведения семинары бывают закрытыми и открытыми. Закрытые семинары проводятся для сотрудников компании в целях повышениях их квалификации и расширения области компетенции, открытые же, в свою очередь, доступны всем желающим и скорее проводятся для рекламы компании. 

  • Тренинг

Тренинги – это обучающие деловые мероприятия, проводимые для сотрудников компании, в ходе которых формируются определенные навыки, поведенческие модели и знания в профессиональной области. Наиболее популярны сегодня деловые ролевые игры, а также тренинги по продажам и деловому общению. Корпоративные тренинги проходят в формате игры и для их проведения приглашают бизнес-тренеров с соответствующей квалификацией и опытом работы.

  • Выставки

Выставки проводятся для презентации продукции и поддержания делового имиджа компании, поиска новых партнеров, сбора контактов и привлечения внимания потенциальных клиентов. В рамках проведения выставки часто организуют и другие мероприятия делового характера: семинары, мастер-классы, тренинги, фуршеты и т.д. Однако нередко сама выставка является мероприятием, сопутствующим более крупным профессиональным событиям, например – форуму или конференции.

Как правило, выставки имеют довольно продолжительный формат и могут длиться от нескольких дней до нескольких недель. На этапе планирования выставки важно уделить большое внимание техническому оснащению мероприятия и обеспечить своевременный профессиональный монтаж конструкций, стендов и оборудования.

Деловые мероприятия - отличный способ рассказать о ценностях компании

Деловые мероприятия - отличный способ рассказать о ценностях компании

  • Деловые приёмы

Деловые приёмы проводятся для налаживания деловых контактов, углубления и расширения связей, формирования партнерских отношений между участниками, а также для решения других бизнес-вопросов. Они часто организуются в рамках других мероприятий по случаю торжественных событий (юбилеев, прибытия иностранных делегаций, заключения крупной сделки и пр.) и сочетают в себе формат делового и культурно-развлекательного мероприятий. Благодаря неформальной обстановке, гости чувствуют себя свободнее и проще устанавливают контакты, находят общий язык.

  • Круглые столы

Круглые столы проводят для обсуждения различных вопросов, задач и идей, имеющих значение для широких слоев общественности – на них рассматриваются актуальные проблемы политики, экономики, науки, бизнеса и пр.

На них приглашают авторитетных представителей науки, бизнеса и политических партий, благодаря чему участие в таких мероприятиях руководителей коммерческих организаций способствует повышению имиджа и росту узнаваемости компании. Круглые столы относятся к имиджевым мероприятиям.

  • Бизнес-форумы

Форумы – масштабные бизнес-мероприятия, в рамках которых участники обсуждают проблемы бизнеса в определенной области. Популярность этого вида деловых мероприятий обусловлена широким охватом целевой аудитории и полуофициальным форматом общения. Форумы предоставляют возможность презентовать себя и установить полезные связи даже для начинающих компаний.

Сложность проведения форумов обусловлена большим количеством сопутствующих событий в рамках мероприятия, что требует от организаторов компетентности и высокого профессионализма.

Отраслевые выставки позволяют найти новых партнеров по бизнесу

Отраслевые выставки позволяют найти новых партнеров по бизнесу

Как организовать бизнес-мероприятие?

Организацию деловых мероприятий можно поручить сотрудникам event-агентства или провести самостоятельно. Однако это требует больших затрат времени и сил, поэтому планируя организацию деловых мероприятий, заранее объективно оцените собственные силы и возможности.

Если вы решили обойтись без помощи специалистов, попробуйте упростить себе задачу, разделив работу над проектом на несколько этапов. Всего можно выделить три шага в организации деловых мероприятий.

  1. Подготовка

На начальном этапе установите цели и задачи мероприятия, определите масштабы события, рассчитайте смету и бюджет. 

Далее выберите формат и создайте общую концепцию события, разработайте сценарий, детальную программу и план мероприятия. В процессе организации деловых мероприятий важно обеспечить баланс развлекательной и деловой частей мероприятия. В противном случае, мероприятие либо рискует получиться слишком «сухим» и неинтересным, либо наоборот недостаточно деловым и не достигнет ключевых целей проекта.

После этого позаботьтесь о букинге площадки, поиске и приглашении участников, спикеров и тренеров, техническом оснащении и монтаже оборудования. Также купите билеты, забронируйте жилье и закажите транспорт для участников, организация питания, обеспечение безопасности гостей и пр.

  1. Реализация

На этом этапе соответственно реализуйте само мероприятие, включая такие пункты как: координация и контроль работы персонала на площадке, логистика оборудования, оперативное решение текущих задач на проекте и пр.

  1. Post-production

На этапе пост-работ, как организуйте дополнительное освещение мероприятия в СМИ и разошлите видео- и фотоматериалы участникам. Кроме того, хорошим ходом станет публикация фотографий с мероприятия на официальном сайте вашей компании и на страничках в социальных сетях.

Организация деловых мероприятий - трудоемкий процесс, требующий наличия профессиональных знаний

Организация деловых мероприятий - трудоемкий процесс, требующий наличия профессиональных знаний

Деловые мероприятия – насыщенная отрасль event-индустрии. Она направлена на достижение целей и реализации бизнес-задач компании и представлена в виде таких мероприятий как семинары, конференции, круглые столы, выставки, форумы и пр.

Организовать деловое мероприятие достаточно сложно, но вполне возможно самостоятельно. Однако, как показывает практика, это требует высокого профессионализма организаторов, поэтому подготовку и проведение бизнес-мероприятий, как правило, поручают компаниям, занимающимся этим профессионально.

Подписаться на рассылку полезных статей от Creon

Комментарии ()

    Что бы оставить комментарий, пожалуйста, авторизуйтесь:

    VkontakteYandex

    Подпишись на нашу рассылку и получай полезные советы

    Подпишись на нашу рассылку и получай полезные советы X